Manipulationssicheres Archivieren von E-Mails

Unser Mitglied Herr Stolz, von der Stolz Computertechnik GmbH, hat uns auf eine wichtige Problematik aufmerksam gemacht. Durch die Pandemie könnte das Thema der Archivierung von E-Mails in Vergessenheit geraten sein.
Bereits seit 2017 gilt die Pflicht einer manipulationsfreien Langzeitarchivierung von Geschäftsbriefen oder steuerlichen Dokumenten, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden. Darunter fallen z. B. Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe.
So umfasst eine ordnungsgemäße Buchhaltung nun auch die Archivierung von E-Mails. Steuerlich relevante E-Mails (z. B. im Bereich Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnung, Zeiterfassung) müssen vollständig und nicht veränderbar aufbewahrt werden. Eine Signierung, ein Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist dabei auch von Wichtigkeit. Eine einfache Dateiablage reicht nicht. Ein digitales Archivsystem in der Cloud erfüllt die Voraussetzungen und mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS) können archivierte Unterlagen verwaltet werden, wobei sie auf diese Weise vor Manipulation geschützt sind.
Man muss auch auf die geänderten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von digitalen Geschäftsunterlagen achten, die nun sechs bis zehn Jahre betragen.

Gesetzliche Vorgaben und Fristen:

Paragraph 257, Abs. 1, HGB (Handelsgesetzbuch)

Nach Paragraph 257, Absatz 1 des HGB, ist jeder Kaufmann verpflichtet, Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse geordnet aufzubewahren. Dazu gehören unter anderem die empfangenen Handelsbriefe sowie Belege für Buchungen in den von ihm nach Paragraf 238, Absatz 1, zu führenden Büchern. Diese dienen der Dokumentation und Beweissicherung sowie dem Gläubigerschutz. Die Vorgaben gelten auch dann, wenn die Buchführungspflicht durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) eingeschränkt ist. Das BilMoG befreit Einzelkaufleute von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht, wenn sie nur einen kleinen Geschäftsbetrieb unterhalten und 500.000 Euro Umsatz sowie 50.000 Euro Gewinn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten.

Paragraph 147, Abs. 1, AO (Abgabenordnung)

Die Abgabenordnung regelt die Aufbewahrungspflicht für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare oder Jahresabschlüsse. Darunter fallen auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Zollanmeldungen und weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Unter Handels- und Geschäftsbriefen werden alle empfangenen und abgesendeten Briefe und Dokumente zusammengefasst, die die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung und die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften regeln. Ebenso zählt die geschäftliche Korrespondenz von Nicht-Kaufleuten in diese Kategorie. Darüber hinaus ist nach der AO auch die interne Kommunikation aufzubewahren, sofern sie sie für die Besteuerung relevant ist.

Paragraph 14b, Abs. 1, UStG (Umsatzsteuergesetz)

Im Umsatzsteuergesetz wird klar definiert, wie Rechnungen zu verwalten sind. Dies gilt auch für Dokumente, die per E-Mail verschickt oder empfangen werden. Demnach hat ein Unternehmer eine Kopie der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Gleiches gilt für alle erhaltenen Rechnungen.

Quellen: Herr Stolz (Stolz Computertechnik GmbH),
it-service.network: https://it-service.network/blog/2016/11/29/langzeitarchivierung-daten-gobd/