Wer als Existenzgründer oder frisch selbstständig erstmals Mitarbeiter einstellen möchte, muss sich frühzeitig auch mit den sozialversicherungsrechtlichen Pflichten auseinandersetzen. Bevor ein Arbeitsverhältnis beginnt, benötigen Arbeitgeber zwei zentrale Nummern: Zunächst die Unternehmensnummer, die bei der zuständigen Berufsgenossenschaft beantragt wird. Sie ist Voraussetzung für die Betriebsnummer, die vom Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit vergeben wird. Erst mit dieser Betriebsnummer können die notwendigen Meldungen zur Sozialversicherung abgegeben werden.
Die Meldungen müssen elektronisch erfolgen – entweder über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm, das SV-Meldeportal oder durch einen beauftragten Steuerberater. Für die Anmeldung eines neuen Beschäftigten sind die Rentenversicherungsnummer sowie die Angabe der Krankenkasse erforderlich. Ist ein Mitarbeiter geringfügig beschäftigt (Minijob mit bis zu 556 Euro monatlich), erfolgt die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale statt bei der Krankenkasse.
Arbeitgeber sind verpflichtet, das beitragspflichtige Entgelt zu ermitteln, die Beiträge zu berechnen und den Arbeitnehmeranteil einzubehalten. Die gesamten Sozialversicherungsbeiträge – mit Ausnahme der Unfallversicherung – werden monatlich in einem Beitragsnachweis elektronisch gemeldet und an die Krankenkasse überwiesen, die die Anteile an Renten- und Arbeitslosenversicherung weiterleitet. Zusätzlich zu den klassischen Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung müssen Umlagen U1 (Krankheitsfall, bei bis zu 30 Beschäftigten), U2 (Mutterschaft) sowie die Insolvenzgeldumlage gezahlt werden. Diese Umlagen trägt der Arbeitgeber allein.
Neben den laufenden Beitragsmeldungen sind auch jährliche Meldungen vorgeschrieben. Dazu gehört die UV-Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft, die der Beitragsberechnung zur Unfallversicherung dient, sowie die Jahresmeldung zur Sozialversicherung mit Angaben zum Bruttoentgelt und zur Beschäftigungsdauer. Bei kurzfristig Beschäftigten oder Minijobbern entfällt diese Meldung, da dort andere Meldearten greifen.
Kleinere Unternehmen mit maximal 30 Beschäftigten sind außerdem automatisch in der Umlageversicherung U1 zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall einbezogen. Hier können Arbeitgeber zwischen verschiedenen Erstattungssätzen wählen, die je nach Krankenkasse variieren. Der gesetzlich vorgesehene Satz liegt bei 80 Prozent. Die getroffene Wahl gilt jeweils für das laufende Kalenderjahr und kann zum Jahreswechsel angepasst werden.
Quelle: KKH
